時事・コラム

家族時間を増やしたいパパに!今スグできる仕事時間短縮術

大切な家族時間を増やすには、職種の如何に関わらず父親の技量次第でどうにかなる。まず外せないのが、仕事時間の効率化だ。誰でも今すぐに実践できる、"コロンブスの卵"的仕事時間短縮計画からスタート!(家族時間を増やす7つの超実践術<その1>)

時短のために時間に
追われるのは本末転倒

家族時間を増やすため、誰でも思いつくことは、仕事の時間を効率化すること。しかし、もともとできるビジネスマンだった人ほど、それ以上の仕事の効率化は難しい。

仕事時間をいかに効率化すべきかと、ビジネス書やビジネス雑誌を見るたびに、「時間は作るもの」「仕事時間はもっと短縮できる」など、いかにも「オレ、できるビジネスマンです!」的なセリフが目に飛び込んでくる。あまりの上から目線に、「なめんなよ」と言いたくなったりもする。ソリューションとして、何かが違うと感じたりもする。

移動のタクシーの中で、前の商談のまとめレポートを作るだの、細切れ時間もチリも積もればなんとやらとか、多くのビジネス書に書かれているのは、「もっと仕事をして成果を上げる術」でしかないからだ。

タクシーに乗っている間くらい、のんびりと街の様子を見て、面白い風景を発見したら写メをして、子供や妻に見せてあげたい。仕事の合間のコーヒーブレイクには、家に電話して妻や子供とつかの間の会話を楽しみたい。そうすれば、離れている時間も共有できる。

自分にとっての1分、1秒の使い方だけではなく、家族にとっての1分、1秒の使い方も同時に考える。それが僕たち父親のワーク・ライフ・バランスの考え方なのだ。

仕事の効率化よりも
時間に色をつけること

健全なワーク・ライフ・バランスを保つなら、仕事の効率化を推し進めるよりも、時間の使い方を決めることがお勧めだ。

よく、貯まったお金を大事に取っておき、「これは子供の学費」「これは来年の家族旅行費用」などと用途を決めておくことを「お金に色をつけておく」というだろう。同じように、時間に色をつけるのだ。

時間が足りないと悩む人の多くは、「これが終わったら、これを始める」と、タスクにコントロールされてしまっている。しかし本来は、「この時間になったらこのタスクは終了にして、こちらのタスクに取り組まねばならない」としないと、時間通りには終わらないのだ。後で余った時間があれば、やり残しに取りかかる。テストの回答と同じ要領だ。あれが一番時間の効率がいい進め方なのだ。

そこで、まずはここにあるような小技で時間に色をつけ、無駄な時間を削り落とそう。業界や職種に関係なく、誰もが今すぐできる小技を集めた。先ほどから批判しているビジネス書に書かれていないわけでもないし、FQ読者であれば、すでに多くの人が実行しているかもしれないが、基本として、念のため。

今スグできる
仕事時間短縮ワザ6

①あらかじめ休憩時間を決める
集中しているとつい2時間でも3時間でも作業に没頭してしまう。やり過ぎるとバーンアウトしてしまい、がくんと作業効率が下がってしまうことがある。1時間集中したら、10分休むなど、仕事を続けたい気持ちを我慢してでもあえて適度に休憩を取りながら作業をするほうが、総合的な集中力の持続時間は長くなる。

②メールを送受信する時間を決める
1日数十通のメールを送受信するだろう。PCが「ポン!」と、メールの受信を知らせる音を発するたびに、作業をやめてメールを読むようでは作業の効率が落ちるのは当たり前。メーラーを立ち上げるのは朝・昼・夕の30分ずつ3回と決めるなどして、メールの送受信にかかる時間とそのために作業が中断される無駄な時間をまず削ろう。

③集中する時間には電話にも出ないと決める
うっかり1本の電話を取ってしまったがために、数十分もの長電話に付き合うハメになり、それまでの時短努力が水の泡なんてこともあるだろう。電話はリスキーな道具である。1日の仕事の中でも最も高い集中力を発揮し、最も高いパフォーマンスを上げなければいけない時間帯には、電話にも出ないと決めてしまったほうがいい。

④ツイッターやフェイスブックは移動時間を利用する
仕事しながらSNSしているなんて言語道断。他人のランチ写真にいちいち「いいね!」しているようではダメだ。しかし、後で紹介するが、家族とのコミュニケーションツールとしてSNSは使える。ただし、SNSはPCではなくスマホや携帯で行うこと。移動時間や休憩時間を家族とのコミュニケーション時間に充てるのだ。

⑤何時にどの仕事をするのかまでスケジュールに書き込む
スケジュール帳には何を書き込んでいるだろうか。会議の予定、アポの時間、それだけだろうか。1日のはじめに、「今日は何時から何時の間にどの仕事をする」という明確な時間割を作ってこそ、仕事時間を可視化し、コントロールできるようになる。この点は、手帳より、PCのスケジューラソフトなどを使うほうが管理しやすい。

⑥外回りが多いときはクラウド活用でノマドオフィスする
外回りの間に中途半端な時間が空くことは多いだろう。あれほど無駄な時間はない。Wi-Fiが飛んでいる喫茶店などで、仕事しよう。かといって、集中力が必要な大きな仕事をこなすには中途半端な時間と環境だ。できれば、このような中途半端な時間で、メールの送受信や書類のチェックなど事務的な作業を行えると効率的だ。

【家族時間を増やす7つの超実践術<その2>:それでも仕事が終わらない時は?に続く】

次回配信をお待ち下さい


Text >> TOSHIMASA OTA, TAIZO HORIKOMI, MUNEKATASUMITO

FQ JAPAN vol.22より転載

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