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デキる男の仕事術:メールコミュニケーション術①

「仕事がデキる!」と言わせる、フローレンス駒崎式「仕事術」を紹介! 第1回はメールコミュニケーション術。

All DC characters and elements are © & DC Comics. (s15)

「仕事がデキる!」と言わせる、フローレンス駒崎式「仕事術」を紹介!

1行読めばすぐわかる
「メールコード」を活用すべし!

4つのキーワードでメール処理時間がほぼゼロに! この仕組みを実践して仕事を劇的に効率化する方法とは!

A 件名
「メールコード」には、4つのパターンに分類できる。
①【共有】原則として返信不要。メール内容をメンバーで共有するためのメール。
②【依頼】タスク依頼。相手にやってもらいたいタスクが書かれているメール。
③【意思決定】Yes・Noの判断が必要なメール。
④【要FB】フィードバックが必要なメール。

B 本文
読んだ人は瞬時にタスクを理解。

C 期限
いつまでやるべきかの期限。仕事に優先順位がつけられる。

POINT!

Google日本語入力のユーザー辞書機能で利用負荷を下げる
例えば僕の場合、「ふぃ」と打つだけで【要FB】【迄】が変換できるよう設定しています。また、自分のユーザー辞書を共有フォルダ上に入れておけば、全スタッフで同じ変換が可能に。

曖昧な表現は×
お互いの認識の違いが埋まらずトラブルの原因に。



3時間半のメール処理時間が
今ではたったの1時間!

多くの人が抱える「大量のメール処理に忙殺される毎日を改善したい」という悩み。連載第1回目では、これを解決するメール処理法「メールコード」を紹介します。これを取り入れれば、大幅にメール処理時間を短縮し、新たに有益な時間を生み出すことができるので、WLBの実現につながります。

ご存知のようにメールは、コミュニケーションツールとして重要性が高まってきています。メール処理能力=仕事能力といっても過言ではありません。「メール処理能力」とはズバリ、送付されてきた内容が自分にどう関わるか(どんなリアクションが必要か、優先順位、期限)を、「正しく素早く判断する能力」。その判断時間を限りなくゼロにするメソッドが「メールコード」です。

僕の場合、様々な試行錯誤を経て「メールコード」を編み出して以来、それまで3時間半ほどかかっていたメール処理が約1時間に短縮され、チェック回数も「5分に1回」から「1日2回」へスマート化されました。自分が今までどれほど無駄な時間をメール処理に費やしていたかが、一目瞭然ですよね(笑)。

やり方は簡単です。件名と本文に4つのキーワードをつけるだけ。読む人は、件名を見ただけで、内容と期限日が判断できるようになります。是非、社内で普及させて、仕事能力を上げてください。

ws_komazaki駒崎弘樹1979年生まれ。慶應義塾大学総合政策学部卒業後、NPO法人フローレンスを設立。日本初の「共済型・訪問型」の病児保育サービスを首都圏で開始し、共働きやひとり親の子育て家庭をサポートしている。1男1女の父であり、子供の誕生時にはそれぞれ2ヶ月の育児休暇を取得している。

Text » MIKAKO HIROSE

FQ JAPAN VOL.37(2015-16年冬号)より転載

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